Shared Services Henkel

Automatisierung von Shared Services oder „Take the robot out of human“

Niemals krank, macht keine Fehler und jeden Job, den sonst keiner machen will: Wünschen wir uns insgeheim nicht alle so jemanden in unserem Team? Bei Henkel ist das die IBotS Virtual Workforce. Sara Geising-Eggers, Global Head of Continuous Improvement Integrated Business Solutions bei Henkel, verrät uns in diesem Interview wie die Automatisierung von Shared Services zu etwas tollem führen kann: den Roboter aus dem Menschen zu nehmen.

Sara, Henkel hat seit diesem Jahr eine Virtual Workforce. Was zeichnet eine Virtual Workforce aus?

Eine super Frage. Man könnte sie jetzt ganz bestimmt sehr technisch beantworten, ich sehe es aber aus Sicht unserer Teams: unsere IBotS Virtual Workforce arbeitet Tag-und-Nacht, wird niemals krank, macht keine Fehler und jeden Job, den sonst keiner machen will. Darüber hinaus erhalten wir alle notwendigen Informationen um die Prozesse noch besser zu machen.

Dein Fokus bei Henkel liegt auf den Shared Services. Wie sieht die Shared Services Infrastruktur in Eurem multinationalen Unternehmen aus? Wie viele SSCs habt Ihr? Wie viele Menschen arbeiten dort? Was sind ihre Aufgaben?

Wir haben 7 Shared Service Center und arbeiten für alle Regionen, Funktionen und unsere 3 Geschäftsbereiche. Von unseren 3.000 Mitarbeitern sind 85% Generation Y, 60% Frauen und wir haben 46 Nationalitäten. Innerhalb der Center sind wir in Globale Prozesse eingeteilt, hier unterstützen wir nicht nur Finanzen, Einkauf und HR, sondern 50% der Kollegen helfen direkt Teams in Marketing, Vertrieb und Produktion. Ein Shared Service Center zeichnet sich durch eher einfachere, wiederkehrende Tätigkeiten aus, wir haben aber auch bestens ausgebildete Experten, die Forschung & Entwicklung unterstützen oder auch unser Center of Expertise in Robotic Process Automation.

Eine Deiner Aufgaben ist die Verbesserung der Shared Services von Henkel. Wie hat sich die Arbeit von Henkels Shared Services über die Jahre verändert?

In den letzten Jahren war Wachstum unser Fokus. Wir wachsen immer noch, aber der Fokus ist immer mehr auf Optimierung der Prozesse. In den Centern sind wir nicht nur die, die den Prozess machen, sondern häufig auch die, die ihn am besten kennen. Wenn man sich auf einen kleinen Prozessschritt fokussiert, versucht man ihn automatisch zu verbessern. So kann eine kleine Vereinfachungen des Prozess entstehen es ist aber auch Teil unserer Verbesserungsstrategie mal das große Ganze zu hinterfragen. Technologie spielt hier eine Hauptrolle. Gemeinsam mit IT, bilden wir die Organisationseinheit „Integrated Business Solutions“, wir liefern Technologie und Service. In Zusammenhang mit Digitalisierung versuchen wir jetzt noch besser zu verstehen, wie wir Systeme einsetzten und auch besser nutzen können.

Welche Rolle spielt Künstliche Intelligenz in dieser Transformation?

Künstliche Intelligenz ändert alles. Heute scheitern wir häufig an den Grenzen von Systemen, Künstliche Intelligenz baut hier Brücken. Die Technologie wird uns dabei helfen alle Komponenten einer Situation zu verstehen, uns benachrichtigen, uns Handlung vorschlagen, Konsequenzen voraussagen und so Fehlern vermeiden. Diese Transformation voranzutreiben ist eine unglaubliche Möglichkeit und hilft uns die Jobs der Zukunft mitzugestalten.

In deinem #ada17-Fragebogen sagst Du, dass Du Tech liebst, weil Technologie es uns ermöglicht, auf das Wesentliche zu fokussieren. Wenn die Shared Services bei Henkel automatisiert sind, auf welche Themen können sich die in den Shared Services arbeitenden Menschen dann konzentrieren?

Ich habe irgendwo mal gehört Robotic Process Automation heißt „Take the robot out of human“ und ich mag dieses Bild. Unsere Kollegen können sich jetzt viel besser auf unsere Business Partner konzentrieren, sie helfen so den Kunden direkt anzusprechen und sind schneller und agiler in der Umsetzung von Ideen. Wir haben schon viele komplett neue Jobs im Shared Service Center aufgebaut, zum Beispiel vor ein paar Jahren unser E-Sourcing Team oder letztes Jahr das Center of Expertise in Robotic Process Automation.

Sara gibt einen Workshop bei #ada17. Ihr Thema: Artificial Intelligence = Intelligent Artificals?
The end of human decision making and administrative work? How far can/should we go on this road? 

Sara Geising Henkel Shared ServicesSara  studierte International Business an der Munich Business School in München und dem Interdisciplinary Center in Herzliya, Israel. 2010 startete sie bei Henkel im Finanzvorstandsbüro mit dem Fokus auf die Rolle der Controlling Community und wechselte dann in den Geschäftsbereich Beauty Care, um die strategische Initiative zur Prozess- und Service-Optimierung zu leiten. Im Anschluss wurde Sara ins Shared Service Center in Bratislava, Slowakei, entsendet und ist seit 2015 im Global Leadership Team verantwortlich für Continuous Improvement und Automatisierung im Bereich der Shared Service Center.